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Salutations de notre Secrétariat,

Assemblée Générale des Membres de GIN – Octobre 2018

C’est avec à nouveau un très grand plaisir et un fort enthousiasme que le Conseil d’Administration (CA) de GIN-SSOGIE et le Secrétariat vous envoient cette invitation en tant que membre actif-ve de GIN-SSOGIE pour notre prochaine Assemblée Générale (AG) qui aura lieu en octobre de cette année. Comme nous vous l’avions indiqué le mois dernier, nous vous envoyons maintenant nos documents financiers (rapport financier avec la lettre officielle de nos auditeurs) et notre projet de plan stratégique et ce afin que vous puissiez les lire et commenter.

Cliquez ici pour télécharger des documents. (Nous sommes désolé.e.s que les documents (Constitution, Statuts) ne soient pas traduits en français.)

Nous vous envoyons ces documents, en plus de nos Statuts et notre Constitution, et nous vous invitons à examiner et à proposer des amendements. Veuillez également trouver ci-dessous toutes les informations concernant notre prochaine AG, à nouveau pour votre information. Veuillez également noter que nous avons prolongé la date limite pour CONFIRMER VOTRE ADHÉSION à GIN (cliquez ici pour le faire) ou informer notre Secrétariat que vous NE voulez PLUS être membre de GIN-SSOGIE (cliquez ici) jusqu’au 19 août.

Notre AG est une opportunité pour vous en tant que membre de proposer des changements à notre Constitution et/ou à nos Statuts. C’est également une opportunité pour vous d’interagir avec d’autres membres. Notre AG, cette année, sera organisée de manière virtuelle. Tous les trois ans, nous nous devons d’organiser une réunion en face à face selon les termes de notre Constitution. Ainsi, les autres années, nos AG se dérouleront en ligne. De plus, nous nous assurerons au mieux d’utiliser une technologie qui utilise le moins de bande passante.

Nous organiserons l’AG en trois sessions distinctes suivant trois fuseaux horaires: les Amériques, l’Europe avec l’Afrique et l’Australasie. Nous aurons une session pour chaque fuseau horaire. Les trois sessions offriront à nos membres l’occasion de discuter des modifications proposées pour chaque document ainsi que pour le plan stratégique proposé pour la période 2019-2022 ; les votes se dérouleront ensuite en ligne sur une période de quatre jours (96 heures). Nous vous enverrons les informations concernant la planification des votes en ligne moins deux semaines avant leur date prévue.

Voici le rétro planning pour notre AG 2018, qui se déroulera du 14 au 24 octobre 2018:
26 juin – Invitation à l’AG et demande de modifications possibles concernant les documents officiels proposés
7 août – Documents financiers vérifiés et projet de plan stratégique envoyés pour lecture et révision
19 août – Date limite pour confirmer votre adhésion ou informer le Secrétariat que vous ne voulez PLUS être membre de GIN-SSOGIE
20 août – L’invitation finale sera envoyée aux membres éligibles pour participer à l’AG
3 septembre – Date limite de soumission des propositions finales de changements aux documents officiels proposés
3 au 5 septembre – Les membres recevront les modifications proposées pour révision
Mi-septembre 2018 – Le rapport d’activité officiel sera publié par le Conseil d’Administration et diffusé aux membres
30 septembre – date limite finale pour tout changement aux modifications proposées (par les auteurs de la proposition seulement)
• Dans les deux semaines suivant la fin du vote – le Secrétariat enverra les résultats

Voici les actions que vous aurez à suivre :

• Si vous n’avez pas encore confirmé (ou non) votre adhésion, veuillez le faire maintenant en cliquant sur ce lien, ou au plus tard le 19 août. Ne pas le faire vous fera prendre le risque de perdre votre adhésion et de devoir à nouveau suivre le processus d’approbation.
3 septembre – Vous pourrez soumettre des propositions de changements possible de nos Statuts et de notre Constitution
30 septembre – La date limite pour soumettre toute proposition de changement à nos Statuts et/ou notre Constitution.

Pour toute question concernant la procédure de l’AG, veuillez contacter le Secrétariat (info@gin-ssogie.org) et nous serons ravis de vous aider.

Cordialement,
Le Secrétariat de GIN-SSOGIE